Art. 1 Oggetto
1. Il presente regolamento disciplina composizione, funzionamento e procedure dell’Organismo di Vigilanza, strumento essenziale per l’efficace attuazione del modello organizzativo finalizzato alla prevenzione dei reati dai quali può derivare la responsabilità amministrativa dell’Ente (reati presupposto), in applicazione del D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, recante la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’art. 11 della L. 29 settembre 2000, n. 300”.
2. Il presente documento si applica congiuntamente al Codice Etico e al Codice Disciplinare adottato
dall’Ente.

Art. 2 Nomina, requisiti e composizione dell’Organismo di Vigilanza
1. Per la completa adozione ed efficace attuazione del Modello Organizzativo dell’Ente ex D. Lgs. n. 231/2001 e s.m.i. (di seguito “Modello”) è istituito – con determinazione dell’Amministratore Unico del 24 novembre 2018 – un Organismo di Vigilanza a composizione monocratica (di seguito “Organismo”).
2. L’Organismo deve possedere una buona conoscenza dell’Ente e delle attività svolte dal medesimo ed essere in grado di adeguatamente supportarlo nelle attività poste a prevenzione dei rischi di reato considerati nel Modello. Deve inoltre possedere i requisiti di onorabilità di cui all’art. 7 del Decreto 11
settembre 2000, n. 289; non deve aver riportato condanne penali né essere sottoposto a procedimenti penali; non deve essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di prevenzione; non deve aver riportato condanne né essere sottoposto a procedimenti per i reati di cui al D.Lgs. 231/2001 e successive modificazioni ed integrazioni (di seguito “Decreto).
3. Nei casi in cui le attività di controllo implichino conoscenze specialistiche non in possesso dell’Organismo, è facoltà di quest’ultimo avvalersi di pareri o consulenze utilizzando il budget posto a sua disposizione.
4. Alle riunioni dell’Organismo possono partecipare come invitati permanenti talune figure particolarmente rappresentative in seno all’organigramma aziendale o anche professionisti esterni nominati dall’Ente, che con il loro apporto possono contribuire a rendere maggiormente incisiva l’azione di vigilanza e controllo attuata dal medesimo Organismo.
5. L’Organismo non deve essere legato in alcun modo, ed a qualsivoglia titolo, all’Ente da vincoli di dipendenza e/o subordinazione, o da vincoli di parentela con il Vertice dello stesso.

Art. 3 Funzioni e poteri
1. L’Organismo è interno ed è dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo sulla base di quanto previsto dal Decreto.
2. Nello svolgimento delle sue funzioni l’Organismo è chiamato ad assolvere i seguenti compiti:
a) monitorare le aree a rischio di commissione dei reati di cui al Decreto, analizzando i reali processi aziendali e procedendo al costante aggiornamento dell’attività di rilevazione e mappatura dei rischi di reato;
b) contribuire all’aggiornamento del Modello conformemente all’evoluzione normativa, nonché in conseguenza di modifiche dell’organizzazione interna e dell’attività aziendale;
c) verificare l’adeguatezza del Modello, ossia la sua efficacia nel prevenire i comportamenti illeciti;
d) collaborare alla predisposizione ed integrazione dei codici di comportamento interni;
e) avvalersi di tutte le funzioni aziendali interne per l’acquisizione di informazioni rilevanti ai sensi del Decreto;
f) accedere a tutte le attività svolte dall’Ente ed alla relativa documentazione; ove attività rilevanti o potenzialmente rilevanti siano affidate a terzi, l’Organismo deve poter accedere anche alla documentazione relativa alle attività svolte da detti soggetti;
g) promuovere iniziative atte a diffondere la conoscenza del Modello tra gli organi dirigenti, i dipendenti ed i collaboratori interni ed esterni dell’Ente, fornendo le istruzioni ed i chiarimenti necessari, nonché contribuire all’istituzione di specifici percorsi di formazione/informazione;
h) effettuare periodicamente verifiche mirate su specifiche operazioni poste in essere nell’ambito delle possibili attività a rischio;
i) disporre verifiche straordinarie e/o indagini mirate laddove si evidenzino disfunzioni del Modello o si siano concretizzate condotte oggetto delle attività di prevenzione;
j) vigilare sul rispetto e l’applicazione del Modello;
k) chiedere alle funzioni aziendali preposte l’attivazione di eventuali provvedimenti sanzionatori in attuazione del sistema disciplinare adottato dall’Ente.
3. L’Organismo, se richiesto e fatte salve le competenze delle singole aree operative e/o dei singoli servizi, può svolgere anche funzioni consultive e propositive affinché l’organizzazione si sviluppi nell’ambito e secondo criteri di eticità. In tal senso, supportando anche il Vertice dell’Ente, l’Organismo assolve inoltre alle seguenti funzioni:
a) contribuire alla definizione di iniziative ritenute idonee alla diffusione della conoscenza del Codice Etico e del Codice Disciplinare e a chiarirne il significato e l’applicazione;
b) promuovere, ove necessario, la revisione periodica sia del Codice Etico e del Codice Disciplinare sia dei protocolli e delle procedure di attuazione;
c) vigilare sull’osservanza, il rispetto e l’applicazione del Codice Etico e del Codice Disciplinare e, nei casi di inosservanza, attivare attraverso le funzioni aziendali preposte gli eventuali provvedimenti sanzionatori ai sensi di legge e di contratto sul rapporto di lavoro;
d) riportare periodicamente all’Amministratore Unico sull’attività svolta e sulle problematiche connesse all’attuazione del Modello.
4. L’Organismo può partecipare alle riunioni convocate dall’Amministratore Unico per fornire esclusivamente supporto consultivo in materia di responsabilità amministrativa degli enti collettivi di cui al Decreto, qualora tale partecipazione sia espressamente richiesta o sia prevista nel relativo atto di onvocazione.
5. L’Organismo di Vigilanza non assume responsabilità decisionali proprie dell’Organo Amministrativo e non si sostituisce in alcun modo agli organi interni investiti di posizioni di garanzia.

Art. 4 Modalità di funzionamento
1. L’Organismo attua il programma previsto nel piano annuale della attività, salvo ricorra la necessità di modificare il programma. In questo caso, l’Organismo informa l’Amministratore Unico o la Direzione dell’Ente.
2. È facoltà dell’Organismo convocare, per assistenza e/o consulenza, soggetti dell’organizzazione dell’Ente o consulenti, anche esterni, con esperienza in specifiche aree.
3. Agli invitati è richiesto il rispetto degli obblighi di riservatezza e diligenza previsti per i componenti dell’Organismo.

Art. 5 Risorse finanziarie
1. Al fine di garantirne indipendenza e autonomia operative, anche di natura finanziaria, all’Organismo può essere attribuito un budget di spesa, su base annua, esclusivamente per l’esercizio delle funzioni di vigilanza di sua pertinenza, in ragione ed in proporzione alle necessità riscontrate.

Art. 6 Flussi informativi
1. In relazione alle funzioni svolte, l’Organismo riferisce con cadenza:
a) almeno annuale al Collegio Sindacale/Sindaco Unico, ove presente, dal quale riceve con almeno analoga cadenza informazioni in merito alle attività di propria competenza svolte;
b) almeno una volta l’anno all’Amministratore Unico per l’esame della relazione annuale. In via ordinaria si rapporta con la Direzione aziendale.
2. I flussi informativi da e verso l’Organismo sono gestiti attraverso l’account di posta elettronica che l’Ente ha messo a disposizione del medesimo, ed al quale ha accesso esclusivo l’Organismo.
3. L’Amministratore Unico o la Direzione aziendale informeranno tempestivamente l’Organismo nei seguenti casi:
a) procedimenti posti in essere dalla Magistratura in relazione ai reati di cui al Decreto;
b) provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria od autorità ispettive o altre autorità dai quali si evinca lo svolgimento di indagini anche nei confronti di ignoti per i reati di cui al Decreto;
c) accertamenti di irregolarità e/o sanzioni amministrative per violazioni collegate alla sicurezza sul lavoro, ai contratti di lavoro, alla gestione ambientale;
d) contestazioni relative ai requisiti richiesti da norme, leggi e regolamenti per lo svolgimento delle attività svolte dall’Ente.
4. Al fine di poter comunicare direttamente con l’Organismo, anche dall’esterno dell’organizzazione, l’indirizzo di posta elettronica di cui al comma 2 è adeguatamente pubblicizzato sul sito internet dell’Ente

Art. 7 Segnalazioni anonime
1. Le segnalazioni anonime sono prese in considerazione dall’Organismo solo se:
a) sono recapitate all’indirizzo di posta elettronica dell’Organismo, disponibile per chiunque sul sito istituzionale dell’Ente;
b) risultino particolarmente circostanziate in modo tale da fare emergere fatti e situazioni relazionabili a contesti determinati e definiti, al fine di consentire all’Organismo di svolgere opportuni e compiuti accertamenti.
2. In assenza di entrambe le condizioni di cui alle lettere a) e b) del precedente comma, le segnalazioni anonime non sono prese in considerazione dall’Organismo.

Art. 8 Verbalizzazione delle sedute dell’Organismo e degli incontri con gli Organi societari o con la Direzione
1. Delle verifiche dell’Organismo e delle riunioni con organi societari o con la Direzione sono redatti appositi verbali sottoscritti, rispettivamente, dall’Organismo medesimo e dai presenti alle riunioni.
2. Tutti i documenti emessi e formali devono essere chiaramente identificati e gestiti in modo controllato. I verbali degli incontri con gli Organi societari, i verbali di vigilanza datati e sottoscritti, le principali comunicazioni, il Piano delle attività e la Relazione annuale sono raccolti nel Libro delle adunanze
dell’OdV con fogli numerati progressivamente.
3. Il Libro è custodito presso la sede dell’Ente a cura di uno fra gli Invitati permanenti o del Responsabile del Sistema Qualità, se presente, oppure del Referente interno 231 designato.

Art. 9 Durata in carica, sostituzione e revoca dei componenti dell’Organismo di Vigilanza
1. L’Organismo resta in carica per anni uno ed è rieleggibile. In ogni caso resta in carica fino alla nomina del nuovo Organismo.
2. Ove emergano cause di incompatibilità di cui al precedente art. 2, comma 5, l’Amministratore Unico, esperiti gli opportuni accertamenti e sentito l’interessato, stabilisce un termine non inferiore a 30 giorni entro il quale deve cessare la situazione di incompatibilità. Trascorso tale termine senza che la predetta situazione sia cessata, l’incarico viene revocato dall’Amministratore Unico.
3. L’incarico di Organismo può essere revocato anche per giustificato motivo. A titolo esemplificativo, si considera giustificato motivo la mancata comunicazione all’Amministratore Unico del verificarsi di una delle cause di incompatibilità, oppure la reiterata e ingiustificata violazione di uno degli adempimenti di cui al precedente art. 3. In ogni caso, l’Organismo di Vigilanza è destinatario del Codice Disciplinare dell’Ente.
4. In caso di rinuncia, sopravvenuta impossibilità di svolgere le funzioni conferite, l’Organismo ne darà tempestiva comunicazione all’Amministratore Unico che senza indugio assumerà le determinazioni del caso.

Art. 10 Obblighi dell’Organismo di Vigilanza
1. L’Organismo di Vigilanza deve adempiere all’incarico con la diligenza richiesta dalla natura dell’attività esercitata.
2. Nell’esercizio delle sue funzioni, l’Organismo deve improntare il suo operato ai principi di autonomia e indipendenza, professionalità e continuità d’azione.

Art. 11 Cause di ineleggibilità
1. Non possono essere eletti alla carica di componente dell’Organismo di Vigilanza:
a) coloro che abbiano subito condanne, che amministrino imprese o organizzazioni che, anche in modo indiretto, ostacolano lo sviluppo umano o contribuiscono a violare i diritti fondamentali della persona, e che si trovano comunque nelle condizioni ostative previste dal Codice Etico;
b) gli interdetti, gli inabilitati, i falliti o coloro che siano stati condannati ad una pena che comporti l’interdizione, anche temporanea, da pubblici uffici o anche l’incapacità ad esercitare uffici direttivi;
c) coloro che abbiano fatto parte della governance di un Ente cui siano stati revocati autorizzazioni e/o accreditamenti, o sospensioni dall’esercizio delle attività per gravi irregolarità negli ultimi 36 mesi.

Art. 12 Remunerazione
1. La remunerazione spettante all’Organismo è stabilita all’atto della nomina. All’Organismo spetta, in ogni caso, il rimborso delle spese sostenute per le ragioni d’ufficio.

Art. 13 Relazione annuale e Piano delle attività
1. L’Organismo di Vigilanza elabora a fine anno una relazione finale della propria attività e fornisce all’Amministratore Unico un quadro completo delle attività svolte e in corso di svolgimento.
2. Entro il 31 gennaio di ogni anno, l’Organismo definisce il piano delle attività di vigilanza e lo trasmette all’Amministratore Unico.

Art. 14 Riservatezza e trattamento delle segnalazioni
1. L’Organismo è tenuto alla massima riservatezza in ordine alle notizie ed informazioni acquisite nell’esercizio delle sue funzioni, in particolare per quanto riguarda le segnalazioni pervenute in ordine a presunte violazioni del Modello, del Codice Etico e del Codice Disciplinare.
2. In ogni caso, qualsivoglia informazione in possesso dell’Organismo è trattata in conformità con la normativa vigente in materia di tutela dei dati personali, specificamente, in conformità con il Regolamento UE n. 2016/679 e normativa nazionale collegata.
3. Nello specifico delle segnalazioni di cui al comma 1 del presente articolo, il trattamento delle medesime rientra nelle previsioni dell’art. 6, comma 1, lett. c) e f) del Regolamento UE n. 2016/679 (Liceità del trattamento).
4. Ai sensi e per gli effetti della Legge n. 179/2017 in materia di tutela dei segnalanti, l’Ente adotta una specifica procedura per la gestione delle segnalazioni che dovessero pervenire attraverso il canale di comunicazione alternativo a quello per comunicare con l’Organismo.
5. L’inosservanza degli obblighi di cui ai commi 1, 2 e 3 del presente articolo comporta l’automatica decadenza dalla carica.

Art. 15 Modifiche del regolamento e pubblicità
1. Il presente regolamento, per presa visione, è sottoposto all’Amministratore Unico, che può chiederne la modifica, a condizione che non comprometta l’autonomia e l’indipendenza dell’Organismo stesso, e potrà essere oggetto di variazioni ed integrazioni con le stesse modalità.
2. Il presente regolamento è disponibile per chiunque con la sua pubblicazione sul sito istituzionale dell’Ente.

L’Organismo di Vigilanza